PDCA چیست؟

چرخه دمینگ یا PDCA از ابتدای کلمات Planطرح و برنامه Do انجام داد،Check بررسی و Act عمل کردن گرفته شده و چارچوبی برای بهبود فرایندهای سازمان فراهم می‌کند. این چرخه 4 مرحله‌ای یک مدل پویا است که به طور مداوم و مستمر سیستم را زیر نظر دارد و باعث بهبود آن می‌شود.

به بیان دیگر، چرخه PDSA، یک روش کارآمد و دائمی برای ایجاد تغییر و تحولات موثر در تمامی فرایندهای کاری است. همان طور که از نام آن مشخص است این سیستم به صورت چرخشی عمل می‌کند. چرخه دمینگ را می‌توانید در بخش‌های مختلف مانند بازاریابی، توسعه محصولات جدید، افزایش فروش، بهبود کیفیت و… به کار ببرید.

دستور العمل PDCA

برنامه‌ریزی (Plan)

می‌دانیم تحقق اهداف فردی و سازمانی در گرو برنامه‌ریزی است، بنابراین، اولین فاز این چرخه شامل ارائه طرح و برنامه است. در اولین قدم باید به شناسایی و درک محدودیت‌ها و فرصت‌های موجود بپردازید و به این سوالات پاسخ دهید:

به نظر شما تغییر یک پیشرفت به حساب می‌آید؟

تا چه اندازه می‌توانید مشکلات موجود را تشخیص دهید؟

آیا قادر هستید نتایج تصمیمات خود را پیش‌بینی کنید؟

توجه داشته باشید که این مرحله هدایت کننده هدف شما در طول تحقیقات و گذراندن مراحل دیگر است.

تعیین اهداف و برنامه‌ریزی برای رسیدن به آن‌ها، منجر به ایجاد نوعی تعهد به انجام فعالیت در راستای رسیدن به آن اهداف است.

انجام دادن (Do)

در گام بعدی برای مطمئن شدن از نتایج برنامه‌ها، بهتر است طرح مورد نظر به صورت آزمایشی در یک محدوده کوچک اجرا شود. با انجام این کار بسیاری از موانع و مشکلات مشخص می‌شود و شما می‌توانید برای ماژول‌های بزرگ‌تر تغییرات و اصلاحات لازم را انجام دهید.

به طور خلاصه در این مرحله باید روند زیر را طی کنید:

• آغاز کار با انجام آزمایش در مقیاس‌ کوچک
• اعمال تغییرات و اصلاحات لازم برای تست متغیرها
• ثبت کامل مستندات هر مرحله

بررسی کردن (Check)

در این مرحله باید سنجش عملکردها به صورت مداوم و مستمر انجام شود. بررسی‌های این مرحله به شما نشان می‌دهد که آیا طرح و ایده مطرح شده عملکرد خوبی داشته است یا نه؟

سپس نتایج به دست آمده با اهداف تعیین شده مقایسه می‌شود. اگر از ایده خود نتایج قابل قبولی دریافت نکردید، باید به مرحله اول برگردید و دوباره هم چیز را از اول شروع کنید. در واقع باید اصلاحات و تغییرات لازم را انجام دهید یا به تدوین مجدد آن‌ها بپردازید. اما اگر ایده شما قابل قبول بود و عملکرد مناسبی داشت، می‌توانید به مرحله بعد بروید.

عمل کردن (Act)

آخرین مرحله چرخه دمینگ، عملی کردن و پیاده سازی راه حل نهایی است. به عبارت دیگر، در صورتی که آزمایشات و بررسی‌های انجام شده در مراحل قبل، کامل و درست باشد، نوبت به عملی کردن طرح‌ها و برنامه‌ها می‌رسد.

با توجه به نوع کار، سعی کنید مناسب‌ترین روش عملی کردن برنامه‌ها را انتخاب کنید تا به نتایج مطلوب برسید.

به این نکته نیز توجه داشته باشید که فرایندی که بیان کردیم به صورت چرخشی انجام می‌شود و این چرخه نقطه شروع و پایان ندارد. در واقع محصول بهبود یافته به عنوان پایه جدید در نظر گرفته می‌شود و همچنان امکان جستجوی راه‌های مختلف برای بهبود آن‌ در فعالیت‌های تجاری یا امور مشتریان وجود دارد.

چه زمانی باید از چرخه PDCA استفاده کنیم؟

تا اینجا دانستیم چرخه دمینگ چیست و شامل چه اجزایی است، اکنون قصد داریم زمان استفاده از سیکل دمینگ را بررسی کنیم.

استفاده از سیکل دمینگ زمانی مناسب است که:

• به بهبود تدریجی فرایندهای کسب و کار خود نیاز دارید
• قصد دارید یک طرح یا پروژه جدید را برای سازمان شروع کنید.
• به پیشرفت و ارتقا در طراحی یک فرایند، بهبود محصولات یا خدمات نیاز دارید.

به طور کلی وقتی موضوعاتی مانند برنامه‌ریزی، جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل آن‌ها، بررسی اولویت‌ها و ریشه‌یابی مشکلات برای تغییرات تدریجی مطرح می‌شود، چرخه دمینگ مورد توجه قرار می‌گیرد.

چرخه دمینگ چگونه منجر به بهبود فرایندها می‌شود؟

اگر مراحل چهارگانه‌ای که بیان کردیم برای بهبود فرایندها موثر نبود و در مقیاس کوچک تغییر چندانی ایجاد نکرد، نباید آن را به سایر فرایندها و یا همان فرایند در مقیاس بزرگ تعمیم داد. بنابراین بهتر است یک طرح دیگر انتخاب کرده و مراحل گفته شده را بر روی طرح جدید پیاده کنید.

تنها در صورتی که نتایج این 4 مرحله در مقیاس کوچک کاملا موفقیت‌آمیز باشد، مجاز هستیم این چرخه را در مقیاس بزرگ یا به فرایندهای کاری بزرگ‌تر تعمیم دهیم. بنابراین می‌توانید بر اساس آزمایشات انجام شده در چرخه deming، تغییرات مثبت کسب و کار را عملیاتی کرده، آن‌ها را گسترش دهید و در مقیاس بزرگ‌تر به کار ببرید.

مزایای چرخه دمینگ چیست؟

اکنون می‌دانیم چرخه دمینگ چیست و چه زمانی باید از آن استفاده کنیم. در این بخش مزایای چرخه دمینگ را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

• شرکت‌هایی که به دنبال بهبود فرایندهای داخلی و خارجی خود هستند، معمولا از روش PDCA برای به حداقل رساندن میزان خطا و به حداکثر رساندن نتایج مطلوب استفاده می‌کنند.
• چرخه PDCA می‌تواند به صورت مستمر تمامی بخش‌های کوچک و بزرگ یک کسب و کار را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهد.
• سیکل دمینگ، روشی موثر، سودمند و کارآمد برای اجرایی کردن تغییرات و ارزیابی فعالیت‌های سازمان است.
• چرخه دمینگ به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه جدید کاملا مناسب است، چرا که به وسیله جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها به منظور بررسی، اولویت بندی و تعیین علل مشکلات، به شکل گیری بهترین واکنش ممکن و رفع این موانع منجر می‌شود.